Kiosk Xếp Hàng Tự Động
Hệ thống lấy số tự động ảo là gì ? Khi nào thì phù hợp !
Th6
Một trong những hệ thống xếp hàng tự động có 1 loại hệ thống lấy số thứ tự ảo hay còn gọi là virtual queing. Nhưng chính xác thì nó đại diện cho cái gì và nó khác biệt thế nào với các hệ thống khác ? Trong bài đăng này, bạn có thể biết được các yếu tố quan trọng của các hệ thống xếp hàng ảo, lợi ích của hàng đợi ảo và khi nào là phù hợp nhất để đưa vào sử dụng.
Thật lạ khi mọi người dành từ 2 đến 5 năm để chờ đợi hay xếp hàng, tương đương với khoảng thời gian từ 17 đến 43 nghìn giờ của một đời chờ và đợi.
Chi phí cho tất cả thời gian chờ đợi này là cảm xúc căng thẳng, buồn chán và dai dẳng khi mà chỉ ngồi để chờ đợi. Thực tế điều duy nhất mà bạn muốn chờ đợi là những bài hát sắp ra mắt trên youtube hay những bộ phim bom tấn từ Hollywood. Và đối với 1 nhà cung cấp dịch vụ, những sự chờ đợi này làm giảm đi trải nghiệm của khách hàng và nặng hơn nữa là thương hiệu. Và nguyên tắc xếp hàng là thứ quyết định đến sự hài long của khách hàng.
Năng suất hay dịch vụ khách hàng? Nguyên tắc xếp hàng phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.
Nguyên tắc xếp hàng thích hợp phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ KPI.Một Nhà cung cấp dịch vụ ưu tiên năng suất thường sẽ chọn một nguyên tắc xếp hàng khác với nhà cung cấp dịch vụ ưu tiên sự hài lòng của khách hàng, cho rằng việc lựa chọn nguyên tắc xếp hàng có tác động đáng kể đến quy trình chăm sóc khách hàng. Nhưng tóm lại dù ưu tiên sự hài long hay năng xuất đều phải hiểu được cơ bản của các loại xếp hàng khác nhau. Nguyên tắc xếp hàng được phân thành hai loại chính, xếp hàng tuyến tính và ảo.
Hàng đợi ảo, có nghĩa là gì?
Trước khi có các hệ thống hàng đợi ảo thì khách hàng thường xuyên phải tham gia vào trò chơi bất đắc dĩ là chọn đúng dòng nếu không muốn phải đợi lâu, giống như khi đi siêu thị nếu bạn chọn dòng có ít người thì sẽ đợi ít hơn, hay ở bệnh viện nếu chọn đúng phòng khám bạn có thể tiết kiệm thời gian chờ đợi. Nhưng hàng đợi ảo rất khác, khách hàng được xác định khi đến bằng tên, số an sinh xã hội hoặc số thứ tự. Hàng đợi ảo rất vô hình theo kiểu khách hàng không bị giới hạn ở bất kỳ điểm chờ nào, họ không biết vị trí họ trong hàng đợi so với người khác. Vị trí của khách hàng trong hàng đợi được bảo mật bằng mã định danh như vé in hoặc quản lý thông sms từ điện thoại. Mã này thường được cung cấp trước khi đến nhưng có thể được cung cấp trước khi đặt một cuộc hẹn. Và hàng đợi này không phải chờ đợi như hàng đợi vật lý thông thường.
Các yếu tố quan trọng khi thiết kế hàng đợi ảo.
Trái với niềm tin phổ biến, hàng đợi ảo có thể làm giảm năng suất và tăng thời gian chờ đợi trong một số môi trường nếu không được thiết kế theo cách phù hợp. Một khách hàng ngồi trong khu vực chờ có thể cần nhiều thời gian hơn để đến điểm dịch vụ hơn là một khách hàng đang xếp hàng. Ngoài ra, nếu khách hàng đang đọc tạp chí hoặc điền vào một số biểu mẫu, việc mất tập trung có thể dẫn đến sự chậm trễ về thời gian hơn nữa. Trong trường hợp xấu nhất, khách hàng có thể đã rời đi trước khi nhận dịch vụ, trong trường hợp đó, nhân viên sẽ phải dành thời gian để chờ đợi một khách hàng không xuất hiện. Nhưng khi thiết kế đúng với môi trường phù hợp, khách hàng và nhân viên có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc xếp hàng ảo.
Lợi ích của việc xếp hàng ảo:
Một trong những lợi ích chính của việc xếp hàng ảo là cơ hội cho khách hàng tham gia chờ đợi mà không chán nản. Với hàng đợi ảo, khách hàng có thể ngồi trong một khu vực chờ thoải mái hoặc duyệt xung quanh mà không có nguy cơ mất vị trí của bạn trong hàng đợi ảo. Điều này có lợi cho cả khách hàng và công ty theo nhiều cách:
- Cơ hội bán thêm một số dịch vụ khi khách hàng có thể di chuyển tự do và cảm thấy thư giãn lựa chọn các mặt hàng khác trong khi chờ đợi.
Trong môi trường bán lẻ, khách hàng có thể tự do tìm kiếm xung quanh trong cửa hàng, cảm thấy thư giản và thoải mái trong khi tham gia các dịch vụ và sản phẩm khác. Ví dụ như khi ở sân bay khi biết được thời điểm lên máy bay nhiều khách hàng lựa chọn dịch vụ phòng chờ vip để thư giản như matsa, uống café hay đọc báo.
- Giảm thời gian khách hàng đứng đợi và quảng cáo nhiều hơn đến khách hàng.
Các doanh nghiệp và tổ chức thực hiện hệ thống lấy số tự động có thể giảm thời gian chờ vô nghĩa của khách hàng và tăng cường giao tiếp với khách hàng khi đợi đến lượt, theo cách thu hút và thông báo qua Kiosk Quảng Cáo hoặc Màn Hình Quảng Cáo. Bằng cách cung cấp thông tin, chẳng hạn như thông tin trạng thái hàng đợi thông qua màn hình trung tâm và tin tức nóng trong ngày, các dịch vụ chơi game giải trí, khách hàng và khách truy cập đang chờ đợi tích cực trong trung tâm của hàng sẽ phải mong chờ hơn khi sử dụng dịch vụ của bạn.
- Thu thập dữ liệu vô giá
Thông qua việc xếp hàng ảo, bạn có thể thu thập dữ liệu vô giá có thể cải thiện đáng kể sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động bằng cách dự đoán thời gian chờ đợi và cung cấp các nhu cầu dự báo và nhân sự chính xác. Điều này sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Hoặc là thăm dò khách hàng thông qua hệ thống đánh giá hài long bằng kiosk tra cứu thông tin.
Khi nào thì hệ thống xếp hàng tự động phù hợp nhất?
Các tình huống mà hàng đợi ảo phù hợp nhất là khi được sử dụng trong môi trường có thời gian chờ đợi lâu hơn. Nó cũng rất phù hợp với môi trường có thời gian phục vụ lâu hơn do ảnh hưởng của cách tiếp cận chậm của khách hàng. Các mô hình giống như bệnh viện, sân bay, trung tâm mua sắm và hệ thống hành chính công hoặc trường học.
